Fatura gönderildi, birkaç saat sonra "reddedildi" bildirimi geldi. İlk tepki genelde telaştır. Oysa ret, sistemin çalıştığının göstergesidir — sorun kayda geçmeden yakalanmıştır.
Önemli olan sebebi doğru okumak ve doğru düzeltmeyi yapmaktır.
En sık ret sebepleri
Alıcı bilgileri hatalı. Vergi numarası, unvan ya da vergi dairesi tutmuyor. En yaygın sebeptir ve genelde cari kartındaki eski bilgiden kaynaklanır.
Yanlış senaryo seçilmiş. Temel fatura yerine ticari fatura, ya da tersi. Alıcının hangi senaryoyu kabul ettiği önemlidir.
Tutar veya kalem uyuşmazlığı. Alıcı, siparişte anlaşılan tutardan farklı bir fatura görüyorsa reddedebilir. Bu teknik değil ticari bir rettir.
Eksik zorunlu alan. Bazı senaryolarda belirli alanlar zorunludur; boş bırakılırsa sistem kabul etmez.
Vergi ve istisna kodu hatası. Tevkifat oranı, istisna kodu ya da KDV oranı yanlış girilmiş olabilir.
Reddedilen fatura ne olur?
Reddedilen fatura hukuken geçersiz sayılmaz; süreç senaryoya göre farklı işler. Bazı durumlarda düzeltilip yeniden gönderilir, bazı durumlarda iade faturası gerekir.
Bu ayrım önemlidir ve mali müşavirinizle netleştirilmelidir — çünkü yanlış yol seçilirse muhasebe kaydı ile belge birbirini tutmaz.
Doğru sıra
Ret sebebini okuyun. Sistem genelde bir açıklama döner. Bu açıklama düzeltmenin ne olacağını söyler.
Alıcıyla konuşun. Özellikle ticari retlerde sebep genelde bir yanlış anlaşılmadır. Telefon, yazışmadan hızlı çözer.
Kaynağı düzeltin, sadece faturayı değil. VKN hatalıysa cari kartını da güncelleyin. Yoksa bir sonraki fatura da reddedilir.
Yeniden gönderin ve takip edin. Gönderdikten sonra durumunu izleyin; "gönderdim" ile "ulaştı" farklı şeylerdir.
Ret oranını düşürmek
İlk aylarda ret normaldir. Ama süreklilik kazanıyorsa sistemsel bir sorun var demektir.
Şunu yapın: bir ay boyunca reddedilen faturaların sebeplerini listeleyin. Neredeyse her zaman iki üç sebep tüm retlerin çoğunu oluşturur. O ikisini çözmek ret oranını ciddi biçimde düşürür.
Önleyici kontroller
Fatura kesilmeden önce sistemin kontrol etmesi gereken şeyler: alıcı mükellef mi, VKN geçerli mi, zorunlu alanlar dolu mu, seçilen senaryo alıcıya uygun mu.
Bu kontroller otomatikse ret oranı kendiliğinden düşer. Elle yapılıyorsa yoğun günlerde atlanır.
Not: e-Belge senaryoları ve düzeltme yöntemleri mevzuata tabidir ve değişebilir; somut durumda mali müşavirinize danışın.
Kendinize sorun: Geçen ay kaç faturanız reddedildi ve sebepleri neydi? Liste elinizde yoksa, ret oranınızı düşürecek bilgi de yok demektir.