Mal çıkar, irsaliye kesilir, fatura sonra düzenlenir. Aradaki sürede bilgi değişirse iki belge birbirini tutmaz.
Bu uyumsuzluk küçük görünür ama stok yanlış çıkar, cari bakiye tutmaz, ay sonu kapanışı uzar.
Uyumsuzluğun kaynakları
Eksik veya fazla sevkiyat. İrsaliyede 100 adet yazar, depoda 95 hazırlanır. Fark sonradan fark edilir.
İade edilen mal. Müşteri bir kısmını geri gönderir, irsaliye düzeltilmez.
Fiyat değişikliği. Sevk sırasında konuşulan fiyat, fatura anında farklı uygulanır.
Faturalanmamış irsaliye. Ay sonunda unutulan sevkiyatlar. Mal gitmiş, gelir kaydedilmemiştir.
Birden fazla irsaliyenin tek faturaya bağlanması. Toplamda hata yapılırsa fark oluşur.
Kontrol noktaları
Sevkiyat anında. Hazırlanan mal irsaliyeyle karşılaştırılsın. Depoda ikinci bir göz, en ucuz kontroldür.
Fatura kesilirken. Fatura irsaliyeden üretiliyorsa hata payı düşer. Elle yeniden giriliyorsa yükselir.
Ay sonunda. Faturalanmamış irsaliye listesi alınsın. Bu liste boş olmalı; değilse sebebi araştırılmalı.
Sistemin rolü
İrsaliye ve fatura ayrı ayrı elle giriliyorsa uyumsuzluk kaçınılmazdır.
Doğru kurgu şudur: irsaliye sistemde kesilir, fatura o irsaliyeden türetilir. Kalemler otomatik gelir, sadece kontrol edilir.
Böylece hem hata azalır hem de faturalanmamış sevkiyat listesi kendiliğinden oluşur.
e-İrsaliye ile ne değişiyor?
e-İrsaliyede belge elektronik ortamda düzenlenir ve karşı tarafa iletilir. Bu, kâğıt nüsha kaybolması sorununu ortadan kaldırır ve eşleştirmeyi kolaylaştırır.
Ama disiplin gerektirir: sevkiyat anında belge düzenlenmiş olmalıdır.
Not: İrsaliye ve fatura düzenleme süreleri mevzuata tabidir; kendi yükümlülüğünüzü mali müşavirinizle netleştirin.
Kendinize sorun: Şu an faturalanmamış kaç irsaliyeniz var? Bu sayıyı bilmiyorsanız, kesilmemiş fatura da olabilir demektir.