Fatura kesmek rutin bir iştir ve rutin işlerde dikkat düşer. Oysa faturadaki bir hata, muhasebe kaydını, beyannameyi ve bazen müşteri ilişkisini etkiler.
Sahada en sık gördüğümüz hatalar:
Yanlış KDV oranı
Ürün ve hizmet gruplarının oranları farklıdır ve dönem dönem değişir. Ürün kartında oran eskiden kalma ise, her satışta yanlış hesaplanır.
Hata tek faturada kalmaz — aynı ürün her satıldığında tekrar eder. Fark edildiğinde geriye dönük düzeltme gerekir.
Önlem: Oran değişikliklerinde ürün kartlarını topluca gözden geçirin. Sistemde oran ürüne bağlıysa hata tekilleşir.
Tevkifatın atlanması
Belirli hizmet türlerinde tevkifat uygulanır. Uygulanmazsa hem fatura yanlış olur hem de beyan tutmaz.
Bu, en çok hizmet faturalarında ve alt yüklenici işlerinde karşılaşılan hatadır.
Önlem: Hangi hizmet türünüzde tevkifat olduğunu mali müşavirinizle netleştirin ve o hizmet kalemini sistemde işaretleyin.
İstisna kodunun yanlış seçilmesi
İhracat, serbest bölge, teşvikli teslim gibi durumlarda uygun istisna kodu kullanılmalıdır. Yanlış kod, faturanın reddine ya da sonradan düzeltmeye yol açar.
Tarih sorunları
Fatura düzenleme süresine dikkat edilmemesi, dönem kaymalarına yol açar. Ayın son günlerinde kesilen faturalarda bu daha sık görülür.
Önlem: Ay sonunda bekleyen irsaliyeleri kontrol edin; faturalanmamış teslim kalmasın.
Eksik veya hatalı alıcı bilgisi
Yanlış VKN, eksik unvan, hatalı adres. e-Faturada bunlar ret sebebidir; kâğıt faturada ise gider yazılamama riski doğurur.
Önlem: Cari kartlarının düzenli güncellenmesi. Yeni müşteride ilk faturadan önce bilgi teyidi.
Açıklama satırının boş bırakılması
"Muhtelif malzeme" gibi genel ifadeler, incelemede sorun yaratabilir. Neyin satıldığı anlaşılır olmalıdır.
Düzeltme nasıl yapılır?
Hatalı fatura fark edildiğinde yöntem, faturanın tipine ve durumuna göre değişir: bazı durumlarda iptal, bazılarında iade faturası gerekir.
Kâğıt faturada iptal daha esnektir; e-Faturada gönderilmiş belge yasal olarak vardır ve düzeltme kendi kurallarına tabidir.
Bu yüzden e-Belge düzeninde kesmeden önce kontrol, kestikten sonra düzeltmekten çok daha ucuzdur.
Basit bir kontrol alışkanlığı
Yoğun günlerde bile üç saniyelik bir göz atma çoğu hatayı yakalar: alıcı doğru mu, tutar doğru mu, oran doğru mu?
Ayrıca ay sonunda kesilen faturaların listesine bir kez topluca bakmak, tekrar eden hataları ortaya çıkarır.
Not: Vergi oranları, tevkifat ve istisna uygulamaları mevzuata tabidir ve değişebilir. İşletmenizin durumunu mali müşavirinizle teyit edin; bu yazı genel bir hatırlatmadır.