Müşteri kaydı açarken uzun formlar doldurtmak yaygındır: doğum tarihi, medeni hal, meslek, birkaç telefon.
Bu bilgilerin çoğu hiç kullanılmaz ama toplandığı için korunması gerekir.
Temel ilke: gerektiği kadar
Kişisel veri, belirli ve meşru bir amaç için, o amaçla sınırlı olarak toplanmalıdır.
Pratik soru şudur: bu bilgiyi ne için kullanacağım? Cevap yoksa, toplamayın.
Genelde gerçekten gerekenler
Fatura için: unvan, vergi bilgileri, adres. Teslimat için: adres ve telefon. İletişim için: telefon ya da e-posta.
Çoğu işletme için bu kadarı yeterlidir.
Sorumluluk toplananla artar
Topladığınız her veri, korumanız gereken bir varlıktır. Bir sızıntı durumunda sorumluluk da toplanan veriyle orantılı büyür.
Yani gereksiz veri toplamak, sadece zaman kaybı değil risk artışıdır.
Aydınlatma ve rıza
Müşteriye hangi verisinin ne amaçla işlendiği bildirilmelidir. Pazarlama amaçlı iletişim için ayrıca izin gerekir.
"Kampanyalardan haberdar olmak ister misiniz?" sorusu sorulmadan gönderilen mesaj, hem hukuki risk hem müşteri rahatsızlığı üretir.
Saklama süresi
Veri sonsuza kadar tutulmaz. Amaç ortadan kalktığında ve yasal saklama süresi dolduğunda silinmesi gerekir.
Uygulamada kimse silmez — çünkü bir süre belirlenmemiştir. Bir politika oluşturmak, bu boşluğu kapatır.
Erişim yetkisi
Müşteri verisine kim erişebiliyor? Herkesin her kayda ulaşabildiği bir sistem, hem ilke hem risk açısından sorunludur.
Yetki ayrımı, veri koruma yükümlülüğünün pratik karşılığıdır.
Not: Kişisel verilerin korunmasına ilişkin yükümlülükler mevzuata tabidir; kendi durumunuz için hukuk danışmanınıza başvurun.
Kendinize sorun: Müşteri kayıt formunuzdaki alanlardan kaçını son bir yılda gerçekten kullandınız?