Personel işe alınır, çalışmaya başlar, evraklar "sonra tamamlarız" denir. Aylar sonra dosyada eksikler kalır.
Bu eksikler denetimde ve iş uyuşmazlığında sorun üretir.
Dosyada bulunması beklenenler
İş sözleşmesi. Kimlik ve iletişim bilgileri. Diploma ve sertifikalar. Sağlık raporu (işin gerektirdiği durumlarda). İş güvenliği eğitim kayıtları. Yıllık izin takibi. Varsa uyarı ve savunma yazışmaları. Zimmet kayıtları.
Bu liste sektöre ve işin niteliğine göre değişebilir; kendi yükümlülüğünüzü mali müşavirinizle netleştirin.
Neden önemli?
Denetim. İstendiğinde ibraz edilebilmesi gerekir.
Uyuşmazlık. Bir iş davasında yazılı belge, sözlü beyandan güçlüdür. İzin kullanımı, uyarılar, zimmetler — hepsi kayıtlıysa taraflar arası tartışma azalır.
Süreklilik. Personel işlerini takip eden kişi değiştiğinde, dosya düzeni bilgiyi korur.
İzin takibi
En sık aksayan konu budur. Kim ne kadar izin kullandı, ne kadar hakkı kaldı?
Kâğıt üzerinde takip edilen izinler zamanla karışır. Sistemde tutulduğunda hem çalışan hem işveren aynı bilgiyi görür ve tartışma çıkmaz.
Kişisel veri boyutu
Özlük dosyası kişisel veri içerir. Kilitli tutulmalı, erişimi sınırlı olmalı, gerekmeyen bilgi toplanmamalıdır.
Dijital tutuluyorsa yetkilendirme ve yedekleme aynı ölçüde önemlidir.
Çıkış işlemleri
Ayrılık durumunda da dosya tamamlanmalı: çıkış bildirimi, ibraname, zimmet iadesi, son ödeme hesabı.
Bu adımların atlanması, aylar sonra sorun olarak geri döner.
Not: Özlük dosyası içeriği ve saklama süreleri mevzuata tabidir; kendi yükümlülüğünüzü mali müşavirinizle teyit edin.
Kendinize sorun: Bugün bir denetim gelse, tüm personel dosyalarınızı eksiksiz sunabilir misiniz?