Küçük işletmelerde yükümlülükler genelde vergi ve SGK ile sınırlı sanılır. Oysa fark edilmeyen başka başlıklar da var ve denetimde sürpriz üretiyorlar.
İş sağlığı ve güvenliği
Çalışan sayısına ve tehlike sınıfına göre yükümlülükler değişir: risk değerlendirmesi, eğitim, acil durum planı, bazı durumlarda uzman hizmeti.
Az çalışanı olan işletmeler bu yükümlülüğün kendilerini kapsamadığını düşünür; çoğu zaman yanılır.
Kişisel veri koruması
Müşteri adı, telefonu, adresi, çalışan bilgileri — bunların hepsi kişisel veridir. Toplamak, saklamak ve kullanmak belirli kurallara tabidir.
Uygulamada en sık eksik olanlar: aydınlatma metni, veri saklama süresi belirlenmemesi ve erişim yetkilerinin sınırsız olması.
Bu yükümlülük yazılım tarafını da ilgilendirir: kim hangi veriye erişiyor, kayıtlar ne kadar tutuluyor, yedekler nerede duruyor?
Sözleşmeler
Sözlü anlaşma yaygındır ama uyuşmazlıkta ispat zorluğu yaratır. Özellikle vadeli satış, bayilik ve hizmet işlerinde yazılı sözleşme koruyucudur.
Karmaşık olması gerekmez: taraflar, konu, tutar, vade, teslim koşulu ve imza yeterlidir.
Mesafeli satış ve e-ticaret
İnternetten satış yapıyorsanız ek yükümlülükler doğar: ön bilgilendirme, cayma hakkı, teslimat süreleri, iade koşulları.
Sitede bu metinlerin bulunmaması hem yasal risk hem müşteri güveni sorunu üretir.
Belge saklama
Ticari defterler, faturalar, sözleşmeler ve personel evrakı belirli süreler boyunca saklanır. Süreler belge tipine göre değişir.
Dijital saklama kabul edilir ama erişilebilir ve okunabilir olması gerekir.
Nasıl takip edilir?
Bu başlıkların hepsini tek başına takip etmek zordur. Yılda bir kez mali müşavir ve gerekiyorsa avukatla bir gözden geçirme yapmak, ceza riskinden çok daha ucuza gelir.
Not: Yükümlülükler işletmenin faaliyet alanına, çalışan sayısına ve mevzuata göre değişir. Bu yazı genel bir hatırlatmadır; kendi durumunuz için mali müşavirinize ve avukatınıza danışın.