"Adam bulamıyoruz, bulsak duramıyor." Bu cümleyi hemen her sektörde duyuyoruz.
Personel devri bir maliyet kalemi olarak muhasebeye girmez. Girmediği için de küçümsenir. Oysa hesaplanabilir ve genelde sanılandan büyüktür.
Bir ayrılmanın faturası
Boş geçen süre. Ayrılıştan yeni kişinin başlamasına kadar iş ya yapılmaz ya da başkasının üstüne yıkılır. İkisi de bedelli.
İşe alım emeği. İlan, görüşmeler, deneme süreci. Bunlar için harcanan saatler de bir maliyettir.
Öğrenme dönemi. Yeni kişi ilk ay yavaş çalışır, ikinci ay hata yapar, üçüncü ay ancak verimli hale gelir. Bu üç ay tam maaş ödenip eksik verim alınan dönemdir.
Hata payı. Yanlış fatura, yanlış fiyat, eksik sipariş. Yeni personelin hataları bazen müşteri kaybına kadar gider.
Müşteri ilişkisinin sıfırlanması. En pahalı kalem budur. Müşteriyi tanıyan kişi gidince, ilişki baştan kurulur. Bazen kurulamaz.
Neden gidiyorlar?
Ücret ilk akla gelen sebeptir ama tek sebep nadiren odur. Sahada gördüklerimiz:
Belirsizlik. Ne yapacağını, kime bağlı olduğunu, neye göre değerlendirildiğini bilmeyen kişi huzursuz olur.
Sürekli acil iş. Her şeyin son dakikada yapıldığı bir düzende çalışmak yıpratır. Bu genelde planlama eksikliğinin sonucudur, kişilerin değil.
Takdir görmemek. İyi yapılan işin fark edilmediği, sadece hataların konuşulduğu ortam.
Gelişememek. Bir yıl sonra da aynı işi aynı şekilde yapacağını gören kişi arayışa girer.
İşi kişiye bağımlı olmaktan çıkarmak
Devri tamamen sıfırlayamazsınız. Ama etkisini azaltabilirsiniz — bunun yolu işi kişiden bağımsız hale getirmekten geçer.
Bilgi sistemde dursun. Müşteri geçmişi, verilen fiyatlar, yapılan görüşmeler kayıtlıysa, yeni gelen kişi ilk günden bağlamı görür. Kayıt yoksa her şey baştan öğrenilir.
İşin adımları yazılı olsun. "Sipariş nasıl alınır, fatura nasıl kesilir, iade nasıl işlenir" — kısa birer kılavuz, eğitim süresini yarıya indirir.
Devir teslim bir süreç olsun. Ayrılan kişiyle son bir hafta boyunca açık işler, bekleyen müşteriler, verilen sözler gözden geçirilsin. Bu bir saatlik konuşma bile aylarca sürecek karışıklığı önler.
Kalanları korumak
Bir kişi ayrıldığında en çok zorlanan, kalanlardır — iş onların üstüne biner. Bu yükü görmezden gelmek ikinci ayrılığı tetikler.
Geçici dönemde neyin erteleneceğini açıkça söylemek, "hepsini yetiştirin" demekten iyidir.
Kendinize sorun: Yarın en kritik çalışanınız ayrılsa, onun bildiği şeylerin ne kadarı yazılı bir yerde duruyor? Cevap düşükse, riskiniz yüksek demektir.