Aydın'da bir toptancıyla konuşuyorduk. Sabah altıda depoda, öğlen kasada, akşam faturaları kesiyor, gece de tahsilat listesine bakıyordu. "Ben olmasam dükkân döner mü bilmiyorum" dedi. Gurur ve yorgunluk aynı cümlede.
Bu cümleyi çok duyuyoruz. Ve neredeyse her seferinde aynı şeyin habercisi: işletme, sahibinin kapasitesi kadar büyüyebiliyor. Daha fazlası değil.
Delege edememek bir karakter özelliği değil, bir sistem sorunudur
Çoğu işletme sahibi işi bırakmak istemediği için değil, bırakabileceği bir zemin olmadığı için her işe koşar.
Düşünün: Bir siparişin nasıl karşılanacağı yazılı değilse, hangi müşteriye ne kadar vade verildiği sadece patronun aklındaysa, stok sayımı "gözle" yapılıyorsa bu işi başkasına devretmek gerçekten risklidir. Patron haklıdır.
Sorun kişide değil, işin görünmez olmasında.
Görünmez iş devredilemez
Bir işi devredebilmek için önce onun görünür olması gerekir. Görünür olması demek:
Kayıtlı olması. Kim, ne zaman, ne kadar aldı? Vadesi ne? Bu bilgi bir defterde ya da sistemdeyse devredilebilir; sadece hafızadaysa devredilemez.
Kuralının belli olması. "Bu müşteriye ne kadar vade verelim?" sorusunun cevabı her seferinde patrona soruluyorsa, o karar devredilmemiş demektir. Ama "riskli müşteriye peşin, düzenli ödeyene 30 gün" gibi bir kural varsa, çalışan da uygulayabilir.
İzlenebilir olması. Devrettiğiniz işin sonucunu görebiliyor musunuz? Görmüyorsanız devretmek değil, gözden kaybetmek olur. İzleyebiliyorsanız güvenle bırakabilirsiniz.
Delege edememenin üç somut maliyeti
Büyüme durur. Günde on saat çalışan bir insanın yönetebileceği iş hacmi bellidir. Sistem kurmadan bu tavanı aşamazsınız.
Karar kalitesi düşer. Aynı anda depo, kasa ve tahsilatla uğraşan biri, hiçbirinde derinleşemez. Stratejik kararlar hangi ürüne yüklenmeli, hangi müşteriden vazgeçmeli hep ertelenir.
İşletme kırılgan olur. Patron hastalanırsa, tatile çıkarsa, bir aile meselesi çıkarsa iş durur. Devredilemeyen işletme, satılamaz da; çünkü alıcı için değeri patronla birlikte gider.
Nereden başlanır?
Hepsini birden devretmeye çalışmayın. Sırayla gidin:
Önce kaydı devredin, kararı değil. Fatura kesimi, stok girişi, tahsilat kaydı bunlar mekanik işlerdir. Bir sisteme bağlıysa, bir çalışan rahatlıkla yapar. Karar hâlâ sizde kalır ama zamanınızın büyük kısmı geri gelir.
Sonra tekrarlayan kararları kurala bağlayın. "Kritik stok 20 adet, altına düşünce sipariş" gibi. Kural yazıldığı anda karar devredilmiş olur.
En son istisnaları bırakın. Büyük müşteri pazarlığı, yeni tedarikçi seçimi bunlar sizde kalabilir. Zaten asıl işiniz de bu olmalı.
Yazılımın buradaki yeri
Yazılım tek başına delege etmez. Ama devredilebilir bir zemin kurar.
Bir ön muhasebe programında cari hesap, vade takibi ve stok kaydı düzgün tutuluyorsa, siz orada olmasanız da işler yürür. Kim ne yaptı görürsünüz. Yetki verirsiniz, sınırını çizersiniz.
Aydın'daki o toptancı şimdi depoyu bir çalışanına bıraktı. Akşam telefondan stok raporuna bakıyor, kritik seviyeye düşen ürünleri görüyor. "Dükkân bensiz de dönüyor" dedi geçen ay. Sesindeki rahatlama duyulacak gibiydi.
Kendinize sorun: Yarın bir hafta işe gelemeseniz, işletmeniz kaç gün sorunsuz döner? Cevap "bir gün bile" ise, delege edilecek çok iş var demektir.