Yazılım seçimi çoğu işletmede demoyla başlar, fiyatla biter. Oysa asıl belirleyici olan şeyler demoda görünmez, fiyat listesinde yazmaz.
Karar vermeden önce sorulması gereken dokuz soru:
1. Verim bana ait mi, dışa aktarabilir miyim?
En kritik soru budur. Bir gün başka bir sisteme geçmek isterseniz cari listenizi, stok kartlarınızı, fatura geçmişinizi alabilecek misiniz?
Cevap net değilse dikkat edin. Verisini vermeyen sistem, sizi teknik olarak değil sözleşmesel olarak bağlar.
2. Yedek nerede, nasıl alınıyor?
Yedekleme otomatik mi, elle mi? Nereye alınıyor? Siz de bir kopyasını indirebiliyor musunuz?
"Bulutta, merak etmeyin" cevabı yeterli değil. Sunucuda bir sorun çıkarsa kaç saat içinde geri dönülür, bunu sorun.
3. Destek kime, nasıl ulaşıyor?
Sorun çıktığında kimi arayacaksınız? Telefonda insan mı çıkıyor, biletlemeli sistem mi?
Cuma akşamı kasa kapanmıyorsa pazartesiyi bekleyemezsiniz. Destek saatlerini ve ortalama dönüş süresini önceden netleştirin.
4. Güncellemeler nasıl geliyor?
Mevzuat değişince — e-belge formatı, KDV oranı, yeni beyanname — sistem güncelleniyor mu? Ücretli mi?
Türkiye'de mevzuat sık değişir. Güncellemeyi takip etmeyen yazılım bir yıl içinde kullanılamaz hale gelir.
5. Gerçek maliyet ne?
Lisans bedeli buzdağının görünen kısmıdır. Sorulacaklar: kullanıcı başına ek ücret var mı, modül eklemek ne kadar, eğitim dahil mi, veri aktarımı ücretli mi, yıllık bakım kaç para?
Üç yıllık toplam maliyeti hesaplayın. İlk yıl ucuz görünen çözüm üçüncü yılda pahalıya gelebilir.
6. Kaç kişi kullanacak, yetkiler ayrılabiliyor mu?
Kasiyerin maliyet fiyatını görmesi gerekmez. Depocunun cari bakiyeye erişmesi gerekmez.
Yetki ayrımı yoksa ya herkes her şeyi görür ya da tek kullanıcıyla çalışmak zorunda kalırsınız. İkisi de sorunludur.
7. Mevcut cihazlarımla çalışıyor mu?
Barkod okuyucu, terazi, yazarkasa, fiş yazıcısı — elinizdekiler destekleniyor mu? Desteklenmiyorsa donanım maliyeti de hesaba katılmalı.
8. Geçiş nasıl olacak?
Mevcut verileriniz aktarılacak mı, elle mi girilecek? Geçiş sırasında iş duracak mı? Eski sistem ne kadar süre yedekte kalacak?
Geçiş planı olmayan projeler en çok burada tökezler. İki sistemin paralel çalıştığı bir dönem planlanmalıdır.
9. Beni kim eğitecek?
Yazılım ne kadar iyi olursa olsun, kullanan kişi bilmiyorsa işe yaramaz. Eğitim veriliyor mu, kaç saat, yerinde mi uzaktan mı?
Bir de şunu düşünün: personel değişirse yenisini kim eğitecek? Kullanım kılavuzu var mı?
Demoda dikkat edilecekler
Demo genelde en iyi senaryoyla hazırlanır. Siz kendi zor senaryonuzu isteyin: iade faturası kesin, iskontolu satış yapın, stok düzeltmesi girin, bir raporu dışa aktarın.
Kendi verinizden birkaç örnekle test etmek, hazır demo verisiyle bakmaktan çok daha öğreticidir.
Son bir not: En iyi yazılım, en çok özelliği olan değil, ekibinizin gerçekten kullandığıdır. Kullanılmayan modülün maliyeti sıfır değil, negatiftir — hem para gitmiştir hem de o iş hâlâ elle yapılıyordur.