Türkiye'deki işletmelerin büyük çoğunluğu aile şirketi. Bu bir zayıflık değil — aile şirketlerinin güveni yüksek, kararı hızlı, bağlılığı güçlüdür.
Ama bir zaafı da vardır: roller çoğu zaman yazılı değildir. "Herkes her işi yapar" başlangıçta bir esneklik, belli bir ölçekten sonra bir kaos kaynağıdır.
Rol belirsizliğinin görünmeyen maliyeti
Bir iş herkesin sorumluluğundaysa kimsenin sorumluluğunda değildir. Pratikte şöyle görünür:
Aynı müşteriye iki farklı fiyat verilir. Baba bir fiyat söyler, oğul başka bir iskonto yapar. Müşteri bunu fark eder ve bir daha hep düşük olanı ister.
Bir iş iki kez yapılır ya da hiç yapılmaz. "Ben yaptın sanmıştım" cümlesi haftada birkaç kez duyuluyorsa, sorun kişilerde değil düzendedir.
Çalışanlar kime soracağını bilmez. Üç patronu olan bir çalışan, en kolay onay verecek olana gider. Bu da kuralları anlamsızlaştırır.
Ayrılması gereken üç şey
Görev. Kim hangi işi yapıyor? Satın alma kimde, tahsilat kimde, personel kimde? Bunun yazılı olması, bürokrasi değil netliktir.
Karar hakkı. Görevden farklıdır. Satın almayı yapan kişi, her tutarda tek başına karar verebilir mi? Bir limit koyun: "Şu tutara kadar kendi kararıyla, üstünde ortak karar."
Ücret ve pay. Aile şirketlerinde en çok gerilim üreten konu budur. Şirkette çalışanla çalışmayan ortağın geliri aynı olursa çalışan küser; farklı olursa çalışmayan küser. Bu ayrımın önceden konuşulması, sonradan tartışılmasından iyidir.
"Biz aileyiz, aramızda formaliteye gerek yok"
En sık duyduğumuz itiraz bu. Anlaşılabilir ama tersi doğrudur: tam da aile olduğu için yazılı olmalıdır.
Yabancı ortakla anlaşmazlık çıkarsa sözleşmeye bakılır, iş biter. Aile içinde anlaşmazlık çıkarsa hem iş hem ilişki zarar görür. Yazılı düzen, ilişkiyi korumak içindir.
Kayıt düzeninin buradaki rolü
Görev dağılımı yazıldıktan sonra sistemde de karşılığı olmalı. Herkesin her ekrana girdiği bir yapıda rol ayrımı kâğıtta kalır.
Pratikte şu işe yarar: satın alma yapan kişi tedarikçi ve alım ekranlarını görür, tahsilat takip eden cari ve vade ekranlarını, kasadaki kişi sadece satış ekranını. Kimin ne yaptığı da kayıtta durur.
Bu, kimseye güvensizlik değildir. Tersine, güveni koruyan şeydir — çünkü bir hata olduğunda "kim yaptı" tartışması yaşanmaz, kayıt söyler.
Devir konuşması
Aile şirketlerinin en zor konusu devirdir ve genelde en geç konuşulan konudur.
Devrin teknik kısmı basittir — hisse, imza yetkisi, unvan. Zor olan kısmı bilginin devridir. Kurucunun kafasındaki müşteri geçmişi, tedarikçi ilişkisi, fiyat mantığı yazılı değilse devredilemez.
Bu yüzden devir planı aslında yıllar önce, kayıt düzeni kurulurken başlar. Sisteme geçmiş her bilgi, devredilebilir bir varlıktır.
Kendinize sorun: Şirketinizde "bu iş kimin?" sorusunun net cevabı olmayan kaç iş var? Listeyi çıkarmak, çözümün yarısıdır.