Büyüme çoğu işletme sahibinin hedefidir. Ama büyümenin kendisi bir sorun üretir: dün işe yarayan yöntem bugün yetmez.
Yıllardır farklı ölçekte işletmelerle çalışıyoruz. Ciro artarken tıkanma noktaları şaşırtıcı derecede benzer yerlerde çıkıyor.
Birinci eşik: kurucunun her şeyi bildiği dönem biter
Küçük bir işletmede kurucu her müşteriyi tanır, her ürünün maliyetini bilir, her siparişten haberdardır. Bu bir avantajdır — kararlar hızlı alınır, kimseye danışmak gerekmez.
Ekip beş kişiyi geçtiğinde bu avantaj kaybolur. Kurucu artık her şeyi göremez ama hâlâ her kararı verdiği için sistem yavaşlar. Herkes patrondan onay bekler, patron da yetişemez.
Belirtisi: "Bana sormadan bir şey yapmıyorlar" şikâyeti ile "Her şeyi ben yapmak zorunda kalıyorum" şikâyetinin aynı ağızdan çıkması.
İkinci eşik: hafıza yetmez olur
Az sayıda müşteriyle çalışırken kimin ne kadar borcu olduğu akılda tutulabilir. Müşteri sayısı yüzü geçtiğinde bu imkânsızlaşır.
O noktada iki şey olur: ya tahsilat kaçmaya başlar, ya da kurucu tüm gününü hatırlamaya çalışarak geçirir. İkisi de pahalıdır.
Belirtisi: "Şu müşteri ne kadar borçluydu?" sorusunun cevabının aranması. Vadesi geçen alacakların tesadüfen fark edilmesi.
Üçüncü eşik: iletişim maliyeti patlar
Üç kişilik ekipte herkes birbiriyle konuşur, koordinasyon kendiliğinden olur. On beş kişide aynı yöntem çalışmaz — kim ne yapıyor bilinmez, işler tekrarlanır veya hiç yapılmaz.
Bu noktada çoğu işletme daha çok toplantı yapmayı dener. Toplantı iletişimi artırır ama koordinasyonu çözmez; sadece zamanı tüketir.
Belirtisi: Aynı işin iki kişi tarafından yapıldığının sonradan fark edilmesi. Ya da kimsenin yapmadığının.
Dördüncü eşik: kâr nerede belli olmaz
Tek ürünle çalışırken kârlılık hesabı basittir. Ürün çeşidi arttıkça, farklı müşteri gruplarına farklı fiyat verildikçe, iskonto ve vade devreye girdikçe hesap karmaşıklaşır.
Sonuçta işletme kâr ediyor gibi görünür ama hangi üründen, hangi müşteriden kazandığı bilinmez. Zarar ettiren bir hat, kâr ettiren hattın arkasına gizlenir.
Belirtisi: "En çok sattığımız ürün hangisi?" sorusuna cevap verilebilirken, "En çok kazandıran ürün hangisi?" sorusuna verilememesi.
Eşikleri aşmanın ortak yolu
Dördünün de çözümü aynı yerden geçer: işi kişinin hafızasından çıkarıp sisteme almak.
Bu, patronun kontrolü bırakması demek değil. Tersine, kontrolü daha geniş bir alana yayabilmesi demek. Kayıtlı olan iş izlenebilir; izlenebilen iş devredilebilir; devredilen iş büyüyebilir.
Pratikte şu sırayla ilerler:
Önce kayıt. Satış, tahsilat, stok — hepsi bir yerde toplanır. Bu tek başına birinci ve ikinci eşiği rahatlatır.
Sonra yetki. Kim neyi görebilir, kim ne yapabilir? Sınır çizilince onay bekleme trafiği azalır.
Sonra rapor. Ürün bazlı kârlılık, müşteri bazlı risk, dönemsel karşılaştırma. Dördüncü eşik ancak veriyle aşılır.
Ne zaman başlamalı?
En sık duyduğumuz cümle: "Biraz daha büyüyelim, sonra sistem kurarız."
Oysa tersi doğrudur. Sistem, büyümeden önce kurulursa büyümeyi taşır; büyüdükten sonra kurulursa dağılmış işi toplamak zorunda kalır. İkincisi hem daha pahalı hem daha sancılıdır.
Kendinize sorun: Bugün ciro iki katına çıksa, mevcut düzeniniz bunu taşır mı? Taşımıyorsa, tıkanma noktanız zaten belli demektir.