Haftalık toplantı iyi bir fikirdir ama kötü yönetildiğinde bir saatlik sohbete dönüşür ve kimse katılmak istemez.
Yirmi dakikada biten, herkesin katkı verdiği bir yapı mümkün.
Sabit gündem
Her hafta aynı üç başlık:
Geçen hafta ne oldu? Kısa özet, sadece dikkat çekenler. Rutin işler anlatılmaz.
Bu hafta ne var? Öncelikler ve varsa özel durumlar.
Takılan bir şey var mı? Yardım gereken konular.
Sabit gündem, hazırlığı da kolaylaştırır — herkes ne konuşulacağını bilir.
Süreyi koruyan kurallar
Ayakta yapın. Kulağa tuhaf gelir ama etkilidir; oturulan toplantı uzar.
Herkes kısa konuşsun. Kişi başı iki dakika. Detay gerektiren konular toplantı sonrasına bırakılır.
İkili konuları ayırın. Sadece iki kişiyi ilgilendiren bir mesele, sekiz kişiyi bekletmemeli.
Aynı saatte yapın. Her pazartesi dokuzda gibi. Sabit zaman, katılımı kolaylaştırır.
Karar ve takip
Toplantıda alınan kararları üç sütunla not edin: ne yapılacak, kim yapacak, ne zamana kadar.
Bir sonraki toplantı bu listeyle başlar. Bu tek alışkanlık, toplantıları konuşma seansı olmaktan çıkarır.
Herkesin konuşması
Aynı iki kişi konuşup diğerleri susuyorsa, toplantı amacına ulaşmıyor demektir.
Sessiz kalanlara doğrudan sorun: "Senin tarafında nasıl gidiyor?" Bu, hem bilgi getirir hem katılım hissi yaratır.
Ne zaman iptal edilmeli?
Konuşulacak bir şey yoksa toplantı yapmayın. "Nasılsa her pazartesi" diye yapılan içi boş toplantı, alışkanlığı da öldürür.
Kendinize sorun: Son toplantınızda alınan kararlar bir yere yazıldı mı ve bu hafta takip edildi mi?