Bir işletmede genelde birden fazla sistem çalışır: muhasebe programı, e-ticaret sitesi, kasa, kargo firması paneli, banka.
Bunlar birbiriyle konuşmuyorsa, aradaki köprü insandır — ve insan yorulur, hata yapar.
Elle aktarımın maliyeti
Zaman. Aynı siparişi hem siteden okuyup hem muhasebeye girmek, sipariş başına dakikalar demektir. Günde 50 sipariş varsa toplamı saatlere çıkar.
Hata. Elle giriş yapılan her aşama bir hata fırsatıdır. Yanlış adet, yanlış fiyat, atlanan sipariş.
Gecikme. Aktarım günün sonunda yapılıyorsa, stok gün boyu yanlış görünür. Olmayan ürün satılabilir.
Entegre edilmeye değer bağlantılar
E-ticaret ile stok. Sitede görünen stok gerçek stok olmalı. Aksi halde sipariş alıp gönderememe durumu doğar — müşteri kaybının en hızlı yollarından biri.
Satış ile muhasebe. Kesilen faturanın muhasebeye otomatik akması, ay sonu yükünü ortadan kaldırır.
Banka ile tahsilat. Gelen ödemelerin otomatik eşleşmesi, mutabakat süresini kısaltır.
Kargo ile sipariş. Takip numarasının otomatik kaydı ve müşteriye iletilmesi.
Entegrasyon kararı verirken
Her bağlantı kurulmalı diye bir kural yok. Şu soruyu sorun: bu aktarımı ayda kaç kez yapıyoruz ve her seferinde ne kadar sürüyor?
Ayda 10 dakika tutan bir aktarım için entegrasyon masrafına girmeye değmez. Günde bir saat tutan bir aktarım ise kısa sürede kendini amorti eder.
Dikkat edilecekler
Tek yönlü mü, çift yönlü mü? Stok siteden sisteme mi gidiyor, sistemden siteye mi, yoksa iki yönlü mü? Karışıklık burada başlar.
Hata durumunda ne oluyor? Bağlantı koptuğunda kayıtlar birikiyor mu, kayboluyor mu? Uyarı geliyor mu?
Kim bakacak? Entegrasyon kurulduktan sonra da izlenmeli. Sessizce çalışmayı bırakan bir bağlantı, günlerce fark edilmeyebilir.
Kendinize sorun: Aynı bilgiyi gün içinde kaç farklı yere giriyorsunuz? Bu sayı ikiden fazlaysa, entegrasyon konuşmaya değer.