Kurumsallaşma denince akla kalın prosedür klasörleri gelir. Hazırlanır, imzalanır, rafa kaldırılır ve bir daha açılmaz.
Kullanılan süreç dokümanı farklı görünür.
Kısa olsun
Bir süreç bir sayfayı geçmemeli. Geçiyorsa ya süreç fazla karmaşıktır ya gereksiz ayrıntı vardır.
Uzun belge okunmaz; okunmayan belge yoktur.
Adım adım yazın
Anlatı değil, sıralı adım. "Sipariş alındıktan sonra gerekli kontroller yapılır" belirsizdir.
Bunun yerine: 1) Müşteri bakiyesi kontrol edilir. 2) Stok teyit edilir. 3) Sipariş sisteme girilir. 4) Müşteriye teyit mesajı gönderilir.
İstisnaları da yazın
"Peki ya stok yoksa?" sorusunun cevabı yoksa, süreç ilk istisnada durur.
En sık karşılaşılan iki üç istisna için ne yapılacağı belirtilmeli.
Kim yazmalı?
İşi yapan kişi. Patronun masasında yazılan süreç, gerçekte nasıl çalışıldığını yansıtmaz.
Çalışana "bu işi nasıl yapıyorsun, adım adım yazar mısın" demek, hem doğru belge üretir hem de kişinin işi sahiplenmesini sağlar.
Nerede dursun?
Klasörde değil, işin yapıldığı yerde. Sistemde bir yardım bölümü, ortak bir klasör ya da duvarda kısa bir liste.
Ulaşması zor olan belge kullanılmaz.
Nereden başlanır?
Hepsini birden yazmayın. Şu üçüyle başlayın: en sık yapılan iş, en çok hata çıkan iş, sadece bir kişinin bildiği iş.
Üçüncüsü özellikle önemlidir — o kişi ayrıldığında bilgi kaybolmasın.
Güncel tutmak
Süreç değiştiğinde belge de değişmeli. Eskimiş belge, yanlış yönlendirdiği için hiç olmamasından kötüdür.
Kendinize sorun: İşletmenizde sadece bir kişinin bildiği kaç iş var? O işler yazılı mı?