"Biz küçüğüz, iş tanımına gerek yok" düşüncesi yaygındır. Oysa iş tanımının amacı bürokrasi değil, tartışmayı önlemektir.
Bir sayfa yeterli
Karmaşık bir belge gerekmez. Şu dört başlık yeter:
Ana sorumluluklar. Bu kişinin işi ne? Beş maddeyi geçmesin — geçiyorsa rol muhtemelen fazla dağınıktır.
Karar yetkisi. Neye kendi başına karar verebilir, neyi sormalı? Tutar sınırı varsa yazılsın.
Kime bağlı, kiminle çalışıyor. Sorun olduğunda kime gideceği net olsun.
Başarı ölçütü. Bu işin iyi yapıldığı nasıl anlaşılır? Ölçülebilir bir şey olsun.
Son maddenin önemi
Dördüncü madde en çok atlanan ama en değerli olanıdır.
"İyi çalışıyor" öznel bir değerlendirmedir ve tartışma üretir. "Ayda ortalama şu kadar sipariş hatasız işleniyor" ise ortak bir zemindir.
Bu ölçüt performans görüşmelerini de kolaylaştırır — kimse sürpriz yaşamaz.
"Diğer verilen işler" tuzağı
İş tanımlarının sonuna eklenen bu ifade her şeyi kapsar ve bu yüzden hiçbir şey ifade etmez.
Esneklik gerekiyorsa açıkça yazın: "Yoğun dönemlerde depo ekibine destek verir." Bu, belirsiz bir kapsayıcı ifadeden dürüsttür.
Ne zaman güncellenir?
İş değiştiğinde. Yeni bir sorumluluk eklendiğinde ya da bir iş devredildiğinde tanım da güncellensin.
Yılda bir kez topluca gözden geçirmek de iyi bir alışkanlıktır — çoğu zaman kâğıttaki tanımla gerçekte yapılan işin farklılaştığı görülür.
Yan faydası
İş tanımları yazıldığında bir başka şey de ortaya çıkar: kimsenin sahiplenmediği işler.
Tüm tanımları yan yana koyduğunuzda, hiçbirinde geçmeyen ama yapılması gereken işler görünür hale gelir. Bunlar genelde aksayan işlerdir.
Kendinize sorun: Ekibinizdeki herkesin işini beş maddede yazabilir misiniz? Yazamadığınız kişide rol belirsizliği var demektir.