"Bu yıl iyi kâr ettik ama kasada para yok." Bu cümle bir çelişki gibi durur, oysa muhasebenin en olağan durumlarından biridir.
Kâr bir hesap sonucudur. Nakit ise bankadaki paradır. İkisi arasındaki fark, birçok işletmenin farkına varmadan içine düştüğü boşluktur.
Fark nereden çıkıyor?
Satış yaptığınızda kâr yazarsınız, parayı sonra alırsınız. 100 bin liralık malı 120 bine sattınız; defterde 20 bin kâr göründü. Ama müşteri 90 gün vadeli çek verdi. Kâr bugün, para üç ay sonra.
Stok aldığınızda para çıkar, kâr yazmazsınız. Depoya 200 bin liralık mal aldınız. Kasadan para gitti ama bu bir gider değil, stok. Kâr tablosunda görünmez; kasada eksik olarak görünür.
Yatırım yaptığınızda para çıkar, gider yavaş yazılır. Araç, makine, tadilat parası bugün ödenir, amortismanla yıllara yayılır.
Vergi ve SGK, kâra göre değil takvime göre gelir. Tahsilat gecikse de beyanname zamanı gelir.
Bu dördü üst üste bindiğinde ortaya şu tablo çıkar: gelir tablosunda kâr, kasada boşluk.
Nakit sıkışıklığının erken uyarıları
Şunları görüyorsanız, sorun büyümeden müdahale edin:
Vadeler uzuyor. Eskiden 30 günde tahsil ettiğiniz alacaklar 60 güne çıktıysa, sermayeniz müşterinin işletmesinde çalışıyor demektir.
Stok devir hızı düşüyor. Depodaki mal daha uzun süre bekliyorsa, paranız rafta duruyor.
Ödemeleri ötelemeye başladınız. Tedarikçiye "hafta sonu ödeyeyim" demek bir kere olur, alışkanlık olursa nakit döngüsü bozulmuş demektir.
Çek karşılıksız çıkıyor. Sizin değil, müşterinizinki. Zincirin bir yerinde kopma varsa size de ulaşır.
Nakit akışını görünür kılmak
Nakit sorunlarının çoğu, geç fark edilmekten kaynaklanır. Görebilirseniz yönetebilirsiniz.
Vade takvimi tutun. Önümüzdeki 30-60-90 günde ne kadar tahsilat, ne kadar ödeme var? Bu tablo bir tarafta duruyorsa, sıkışık haftayı önceden görürsünüz.
Yaşlandırma raporuna bakın. Alacaklarınızın ne kadarı 30, 60, 90 günü geçti? 90 günü geçmiş alacak, tahsil edilme ihtimali hızla düşen alacaktır.
Müşteri bazlı risk sınırı koyun. Her müşteriye sınırsız vade veremezsiniz. "Bu müşteriye en fazla 50 bin lira açık hesap" gibi bir sınır, sistemde tanımlıysa çalışan da uygular.
Stok seviyesini takip edin. Çok stok, bağlanmış para demektir. Az stok, kaçan satış. Dengeyi ancak veriyle bulursunuz.
Tahsilatı geciken müşteriyle ne yapmalı?
Bu konuda en sık yapılan hata, ilişkiyi bozmamak adına sessiz kalmaktır. Oysa gecikme büyüdükçe konuşmak zorlaşır.
Erken ve nazik hatırlatma, geç ve sert takipten çok daha etkilidir. Vadesi geçen ilk hafta bir telefon, çoğu zaman meseleyi çözer. Üç ay bekleyip avukata gitmek hem parayı hem müşteriyi kaybettirir.
Görüşme kaydı tutun: kimi ne zaman aradınız, ne söz verdi, sözünü tuttu mu. Bu kayıt hem takibi kolaylaştırır hem de hangi müşteriyle çalışmaya devam edeceğinize karar vermenizi sağlar.
Özetle
Kâr, işin doğru kurgulandığını gösterir. Nakit, işin ayakta kalmasını sağlar. Uzun vadede kâr olmadan yaşayamazsınız ama kısa vadede sizi batıran şey neredeyse her zaman nakit olur.
Bu yüzden gelir tablosuna ayda bir bakmak yeterlidir; nakit akışına haftada bir bakmak gerekir.
Kendinize sorun: Önümüzdeki 60 gün içinde vadesi gelen borçlarınızın toplamını ve aynı dönemde bekleyen tahsilatınızı şu an söyleyebiliyor musunuz? Söyleyemiyorsanız, ilk kuracağınız şey bu tablodur.