Akşam kasa sayılır, sistemdeki rakamla tutmaz. Küçük farklar önce görmezden gelinir, sonra alışkanlık olur, en sonunda kimse kasaya güvenmez.
Farkın en sık sebepleri
Kaydedilmeyen satış. Acele edilen anda para alınır, fiş kesilmez. En yaygın sebep budur ve kötü niyet gerektirmez.
Para üstü hataları. Yoğun saatlerde birkaç liralık hatalar birikir.
Kasadan yapılan ödemeler. Nakliyeciye, çaycıya, küçük alışverişe kasadan para verilir ve kayda geçmez.
İade ve iptallerin işlenmemesi. Müşteriye para geri verilir ama sistemde iptal edilmez.
Vardiya devrinin kayıtsız yapılması. İki kişi arasında sayım yapılmadan devir olursa, farkın kimden çıktığı bilinemez.
Gün sonu kapanış düzeni
Kapanış beş dakikalık bir iştir ama her gün aynı şekilde yapılmalıdır:
Fiziksel para sayılır. Sistemdeki nakit satış toplamı alınır. Kasadan yapılan ödemeler düşülür. Fark hesaplanır ve yazılır.
Son adım en önemlisidir. Fark kaydedilmezse örüntü görülmez.
Vardiya bazlı sorumluluk
Birden fazla kişi kasa kullanıyorsa, her vardiya kendi devrini sayarak teslim etmeli. Böylece fark çıktığında hangi vardiyada oluştuğu bellidir.
Bu bir güvensizlik değil, herkesi koruyan bir düzendir — fark çıktığında kimse haksız yere şüphe altında kalmaz.
Kabul edilebilir fark var mı?
Küçük bir tolerans makuldür ama sınır konmalı. Sınır aşıldığında sebep araştırılır.
Asıl dikkat edilmesi gereken, farkın yönüdür: sürekli eksik çıkıyorsa kayıt sorunu, sürekli fazla çıkıyorsa satış kaydedilmiyor demektir.
Kendinize sorun: Son bir ayın kasa farklarını gösteren bir liste çıkarabiliyor musunuz? Çıkaramıyorsanız, fark var mı yok mu da bilmiyorsunuz demektir.