Kurumsallaşma denince akla organizasyon şeması, prosedürler, kalite belgeleri gelir. Bunlar sonuçtur, başlangıç değil.
Küçük bir işletme için doğru sıra şudur:
Aşama 1: Kayıt
Her şeyin temeli budur. Satış, alış, tahsilat, ödeme, stok — hepsi bir yerde ve düzenli kayıtlı olmalı.
Bu aşama tamamlanmadan diğerlerine geçmek anlamsızdır; çünkü veri olmadan ne ölçebilir ne karar verebilirsiniz.
Tamamlandığının işareti: Herhangi bir müşterinin bakiyesini ve geçmişini 30 saniyede görebiliyorsunuz.
Aşama 2: Rol ve yetki
Kim ne yapıyor, kim neye karar veriyor? Yazılı olsun, sistemde karşılığı olsun.
Bu aşama patronun üzerindeki yükü hafifletir ve büyümenin önünü açar.
Tamamlandığının işareti: Siz bir hafta yokken kararlar alınabiliyor.
Aşama 3: Ölçüm
Düzenli raporlama. Hangi ürün kazandırıyor, hangi müşteri riskli, nakit nereye gidiyor?
Bu aşamada kararlar sezgiden veriye kayar.
Tamamlandığının işareti: Aylık birkaç rakamla işletmenin durumunu özetleyebiliyorsunuz.
Aşama 4: Süreç
Tekrarlayan işlerin yazılı hale gelmesi. Sipariş nasıl alınır, iade nasıl işlenir, yeni müşteri nasıl açılır.
Bu aşama işe alımı ve eğitimi kolaylaştırır.
Tamamlandığının işareti: Yeni bir çalışan, birine sormadan temel işleri yapabiliyor.
Aşama 5: Kurumsal yapı
Organizasyon şeması, bütçe disiplini, yönetim toplantıları, gerekirse kalite belgeleri.
Bu aşama ancak alttakiler oturduğunda anlamlıdır. Aksi halde kâğıt üzerinde kalır.
Sırayı bozmanın maliyeti
En sık görülen hata, dördüncü ve beşinci aşamalardan başlamaktır: prosedür yazılır, şema çizilir ama kayıt hâlâ dağınıktır.
O prosedürler uygulanmaz, çünkü dayanacakları veri yoktur.
Kendinize sorun: Şu an hangi aşamadasınız ve bir sonrakine geçmek için ne eksik?