Yeni bir sistem kurulduğunda en çok konuşulan şey raporlardır. Kurulumdan altı ay sonra ise çoğu rapor hiç açılmamıştır.
Sebep, rapor sayısının fazlalığıdır. Elli rapor varsa hiçbirine bakılmaz; üç rapor varsa üçüne de bakılır.
Bir ritim kurun
Her gün (5 dakika): Dünkü ciro ve tahsilat. Kasa ve banka bakiyesi. Bugün vadesi gelen ödemeler.
Bu üçü işletmenin nabzıdır. Sapma varsa aynı gün fark edilir.
Her hafta (20 dakika): Vadesi geçen alacaklar listesi. Kritik seviyeye düşen stoklar. Haftalık ciro karşılaştırması (geçen hafta ve geçen yılın aynı haftası).
Her ay (1 saat): Ürün bazlı kârlılık. Müşteri bazlı ciro ve tahsilat performansı. Gider kalemleri karşılaştırması. Nakit akış tahmini.
Sayıya değil, değişime bakın
Tek başına bir sayı çok az şey söyler. "Bu ay 400 bin ciro" bilgisi, karşılaştırma olmadan anlamsızdır.
Her rakamın yanında bir kıyas olsun: geçen aya göre, geçen yılın aynı ayına göre, hedefe göre.
Asıl bilgi farkta saklıdır.
Sıra dışı olanı arayın
Rapor okumanın amacı her satırı incelemek değil, olağandışını yakalamaktır.
Bir müşterinin alımı yarıya düştüyse, bir üründe iade oranı arttıysa, bir gider kalemi iki katına çıktıysa — bunlar bakılması gereken yerlerdir. Geri kalan satırlar normal seyrediyorsa zaman harcamayın.
Rapordan aksiyona
En sık yapılan hata rapora bakıp hiçbir şey yapmamaktır. Her bakışın sonunda bir cümle çıkmalı:
"Şu müşteriyi arayacağım." "Şu ürünün fiyatını güncelleyeceğim." "Şu gideri sorgulayacağım."
Aksiyon üretmeyen rapor, alışkanlık haline gelmeden bırakılır.
Kimin hangi rapora bakacağı
Tüm raporlara işletme sahibinin bakması gerekmez — hatta bakmamalıdır.
Stok raporu depo sorumlusunda, tahsilat raporu muhasebede, satış raporu satış sorumlusunda olsun. İşletme sahibi özet göstergelere ve sapmalara baksın.
Bu dağılım hem yükü paylaştırır hem de sorumluluk üretir.
Rapor sadeleştirme
Sisteminizde kaç rapor var, kaçına bakıyorsunuz? Bakılmayanları listeden çıkarın ya da gizleyin.
Kalabalık bir menü, doğru raporu bulmayı zorlaştırır. Beş rapora düzenli bakmak, elli rapora hiç bakmamaktan iyidir.
Kendinize sorun: Geçen hafta hangi rapora baktınız ve baktıktan sonra ne yaptınız? İkinci sorunun cevabı yoksa, rapor alışkanlığı henüz kurulmamış demektir.