Küçük işletmelerin çoğunda tek bir kullanıcı hesabı vardır ve şifresi herkes tarafından bilinir. Pratik görünür — ta ki bir sorun çıkana kadar.
Ortak hesabın üç sorunu
İz kalmaz. Yanlış bir kayıt silindiğinde, bir fiyat değiştirildiğinde kimin yaptığı bilinemez. Bu, suçlu aramak için değil, hatayı anlamak için gereklidir.
Yetki ayrılamaz. Herkes aynı hesabı kullanıyorsa herkes her şeyi görür. Kasiyerin maliyet fiyatını, stajyerin cari bakiyeleri görmesi gerekmez.
Çıkış kapatılamaz. Personel ayrıldığında şifreyi değiştirmeniz gerekir — ama o şifreyi herkes kullandığı için, herkese yeni şifre dağıtılır. Zahmet olduğu için genelde hiç değiştirilmez.
Kullanıcı ayrımı zor değil
Her çalışana kendi hesabı açılsın. Modern sistemlerde bu birkaç dakikalık iştir.
Kazanç şudur: kim ne yaptı görünür, yetkiler ayrılabilir, biri ayrıldığında sadece onun hesabı kapatılır.
Bir de beklenmedik faydası vardır: insanlar kendi adlarıyla kayıt tuttuklarını bildiklerinde daha dikkatli çalışır.
Yetki nasıl dağıtılır?
Basit bir ilke: kişi işini yapabilecek kadar yetki alsın, fazlası değil.
Pratikte üç seviye çoğu işletmeye yeter:
Sınırlı: Sadece kendi işini görür ve girer. Satış yapar, kayıt oluşturur ama silemez, fiyat değiştiremez.
Orta: Kendi alanının raporlarını görür, düzeltme yapabilir. Bölüm sorumlusu seviyesi.
Tam: Her şey. İşletme sahibi ve bir yedek kişi.
Şifre alışkanlıkları
Karmaşık kurallar yerine üç basit alışkanlık daha etkilidir:
Aynı şifreyi her yerde kullanmayın. Bir yerden sızarsa hepsi açılır.
Uzun tutun. Uzunluk, karmaşıklıktan daha çok korur. Akılda kalan üç dört kelimelik bir cümle iyi bir şifredir.
Yazılı bir yerde durmasın. Ekran kenarındaki not kâğıdı klasik ama hâlâ yaygın bir sorundur.
İki adımlı doğrulama
Kritik sistemlerde — banka, e-posta, sunucu paneli — iki adımlı doğrulama açılsın. Şifre çalınsa bile giriş yapılamaz.
Küçük bir zahmet ama en büyük riskleri kapatır.
Personel çıkışında yapılacaklar
Bir liste hazırlayın ve her ayrılışta uygulayın: sistem hesabı kapatıldı mı, e-posta erişimi kesildi mi, ortak hesapların şifreleri değiştirildi mi, cihazlar teslim alındı mı?
Bu liste olmadığında bir şey mutlaka atlanır — ve genelde aylar sonra fark edilir.
Kendinize sorun: Dün sistemde silinen bir kaydın kim tarafından silindiğini bugün öğrenebilir misiniz?