Her işletmede "o bilir" denen biri vardır. Bir müşterinin özel koşulunu, bir makinenin huyunu, bir sürecin püf noktasını sadece o bilir.
Bu kişi değerli bir çalışandır ama aynı zamanda bir risktir.
Riskin boyutu
O kişi izne çıktığında işler aksıyorsa, ayrıldığında ne olacağını tahmin etmek zor değil.
Ayrıca bu durum kişinin kendisi için de yüktür: tatile çıkamaz, gelişemez, sürekli aranır.
Bilgiyi çıkarmanın yolları
Yazdırmak. "Bu işi nasıl yapıyorsun, adım adım yazar mısın?" En basit ve en etkili yöntem.
İkinci kişi yetiştirmek. Her kritik iş için en az iki kişi bilmeli. Bir süre birlikte çalışmaları yeterlidir.
Sisteme almak. Müşteri özel koşulları, fiyat anlaşmaları, geçmiş görüşmeler — bunlar kayıtta durursa kimseye bağımlı kalmaz.
Dönüşümlü çalışma. Zaman zaman görev değişimi, hem bilgiyi yayar hem ekibin birbirini anlamasını sağlar.
Direnç olabilir
Bazı çalışanlar bilgiyi paylaşmakta isteksiz olur — vazgeçilmez olmanın güvence sağladığını düşünürler.
Bu endişe konuşulmalı. Bilgisini paylaşan kişinin değersizleşmediğini, aksine daha büyük sorumluluklara hazırlandığını göstermek gerekir.
Paylaşımı ödüllendirmek de işe yarar: eğitim veren, doküman yazan kişinin bu katkısı görünür olsun.
Nereden başlanır?
Bir liste çıkarın: hangi işi kaç kişi biliyor?
Tek kişinin bildiği işler, öncelik listenizdir. Bunları bir sonraki ay içinde yazılı hale getirmeyi hedefleyin.
Kendinize sorun: En kritik çalışanınız yarın bir ay izne çıksa, hangi işler duraklar?