Yazılım alındı, kurulum yapıldı, eğitim verildi. Altı ay sonra bakıldığında sadece fatura kesmek için kullanılıyor; stok, cari, raporlar boş.
Bu tablo yaygındır ve sebebi neredeyse hiç yazılımın kendisi değildir.
Sebep 1: Sahibi yok
Projenin bir sorumlusu yoksa herkesin işi, kimsenin işi olur. Sorular cevapsız kalır, kararlar gecikir, süreç ölür.
Çözüm: İşletme içinden bir kişi projeye sahip olsun. Teknik bilmesi gerekmez; takip etmesi yeter.
Sebep 2: Veri kirli girildi
Eski sistemden ya da Excel'den veriler olduğu gibi aktarılır: çift kayıtlar, eksik VKN'ler, yanlış stok miktarları.
Sistem yanlış veriyle çalışınca güven kaybolur. "Program yanlış gösteriyor" denir, oysa program doğru gösterir — veri yanlıştır.
Çözüm: Geçiş öncesi temizlik. Sıkıcıdır ama atlanırsa proje burada ölür.
Sebep 3: Her şey aynı anda
Stok, cari, üretim, CRM, e-belge — hepsi ilk aydan devreye alınmaya çalışılır. Ekip boğulur, hiçbiri düzgün oturmaz.
Çözüm: Aşamalı geçiş. Önce en çok acı veren alan (genelde fatura ve cari), oturunca sonraki. Üç modülü iyi kullanmak, on modülü yarım kullanmaktan iyidir.
Sebep 4: Eğitim bir kez verildi
Kurulumda iki saatlik eğitim yapılır, herkes başını sallar. İki hafta sonra kimse hatırlamaz.
Çözüm: Eğitimi ikiye bölün. İlki kurulumda, ikincisi bir ay sonra — o zaman sorular gerçek ve somut olur. Ayrıca kısa bir kullanım notu bırakın.
Sebep 5: Eski sistem açık kaldı
Yeni sistem kurulur ama eski defter de tutulmaya devam eder. "Garanti olsun" diye başlar, alışkanlık olur.
Sonuçta iki yerde iş yapılır, ikisi de tutmaz, kimse hangisinin doğru olduğunu bilmez.
Çözüm: Paralel dönemi tarihlendirin. "İki hafta paralel, sonra eski sistem kapanıyor." Tarih konmazsa kapanmaz.
Sebep 6: Ekip ikna olmadı
Karar yukarıdan verilir, kullanacak kişilere sorulmaz. Onlar da yeni sistemi bir yük olarak görür ve ilk fırsatta eski yönteme döner.
Çözüm: Seçim aşamasında kullanacak kişileri dahil edin. Demoya onlar da katılsın, itirazlarını söylesinler. Kendi seçtikleri sisteme direnç göstermezler.
Başarılı kurulumun işareti
Üç ay sonra şu soruyu sorun: "Sistemi kapatsak işiniz durur mu?"
Cevap "evet" ise kurulum başarılıdır — sistem işin parçası olmuştur. "Yok, idare ederiz" ise, henüz benimsenmemiştir.
Kendinize sorun: Aldığınız yazılımın kaç modülünü gerçekten kullanıyorsunuz? Kullanılmayanların sebebi ihtiyaç yokluğu mu, yoksa hiç başlanmamış olması mı?