Koordinasyon bozulduğunda ilk çare toplantıdır. Haftalık toplantı konur, sonra günlük, sonra bir de "kısa bir görüşme" eklenir.
Bir süre sonra herkes toplantıdadır ama işler yine aksar. Çünkü toplantı iletişimi artırır, bilgiyi kalıcı hale getirmez.
Toplantının çözemediği şey
Toplantıda konuşulan bilgi, orada bulunanların hafızasında kalır. Katılmayan bilmez, katılan da bir hafta sonra ayrıntıyı unutur.
Bu yüzden aynı konu tekrar tekrar açılır. "Biz bunu konuşmuştuk" cümlesi sık duyuluyorsa, kayıt eksikliği var demektir.
Bilgi nerede durmalı?
Kural basit: bir bilgiye ikinci kez ihtiyaç duyulacaksa, konuşulduğu yerde değil bulunacağı yerde durmalı.
Pratikte:
Müşteriyle ilgili her şey müşteri kaydında. Verilen fiyat, yapılan görüşme, söz verilen tarih. Toplantıda söylenip kayda geçmeyen söz, tutulmayan sözdür.
Stok ve sipariş durumu sistemde. "Şu mal geldi mi?" sorusu toplantı konusu olmamalı; bakılacak bir yer olmalı.
Kararlar yazılı. Toplantıda alınan kararlar üç satırla not edilsin: ne karar verildi, kim yapacak, ne zamana kadar.
Toplantıyı azaltmanın yolu
Toplantıyı tamamen kaldırmak mümkün değil ve gerekli de değil. Ama sayısı azaltılabilir:
Bilgi paylaşımı için toplanmayın. Durum bilgisi yazıyla iletilebiliyorsa toplantıya gerek yok.
Karar için toplanın. Toplantı, tartışma ve karar gerektiren konular içindir.
Gündemsiz toplantı yapmayın. Ne konuşulacağı önceden bilinmiyorsa, toplantı sohbete dönüşür.
Katılımcıyı sınırlayın. Konuyla ilgisi olmayan kişinin bir saati boşa gider ve bu maliyet fark edilmez.
Günlük kısa buluşma
Operasyonel ekiplerde işe yarayan bir yöntem: her sabah on dakikalık ayaküstü buluşma.
Üç soru: Dün ne bitti? Bugün ne var? Takılan bir şey var mı?
Kısa tutulduğunda bu, uzun haftalık toplantıların yerini alır. Uzarsa faydası biter.
Yazılı iletişimin sınırı
Her şeyi yazıya dökmek de bir yük. Bazı konuşmalar yüz yüze yapılmalı: geri bildirim, anlaşmazlık, kişisel meseleler.
Ayrım şu: bilgi yazılır, ilişki konuşulur.
Kendinize sorun: Geçen haftaki toplantılarda konuşulan kararların kaçı bir yere yazıldı? Yazılmayanlar muhtemelen bu hafta tekrar konuşulacak.